Oproep: samenwerking organisatie VJK korte baan '25

De Vlaamse Zwemfederatie vzw zoekt een partnerclub, hieronder de organisator genoemd, die samen met Zwemfed de organisatie van de Vlaamse Jeugdkampioenschappen korte baan (editie 2025) wil dragen.

Onderstaande artikels werden opgenomen in een document:

De Vlaamse Jeugdkampioenschappen (VJK) korte baan zijn gericht op competitiezwemmers tot 14 jaar en hebben als sporttechnisch doel een allround kampioen te kronen. Deze kampioenschappen, gehouden in een 25 meter bad, worden op Vlaams niveau georganiseerd, in samenwerking met een Vlaamse zwemclub. We organiseren een compacte wedstrijd, waarbij rekening gehouden wordt met de vooropgestelde maximum tijdsduur.

De VJK korte baan vinden jaarlijks plaats, in principe in het weekend na de Belgische Kampioenschappen korte baan (november).

De co-organisatie van deze kampioenschappen wordt toegewezen aan een club die aan de (meeste) voorwaarden uit de kandidatuurstelling voldoet.

Indien mogelijk, zal dit kampioenschap elk jaar plaatsvinden in een andere regio. De voorbije jaren vonden reeds de volgende organisaties plaats:

• 2021: Kortrijk (West-Vlaanderen)
• 2022: Hasselt (Limburg)
• 2023: Diksmuide (West-Vlaanderen: toewijzing na geen kandidaat in de eerste ronde)
• 2024: Diksmuide (West-Vlaanderen: toewijzing na geen kandidaat in de eerste ronde)

Clubs uit de regio’s Oost-Vlaanderen, Vlaams-Brabant & Brussel en Antwerpen krijgen daarom voorrang om zich kandidaat te stellen om de organisatie van de 2025-editie op zich te nemen. Ze hebben hiervoor de tijd tot en met 18 december 2024 om hun kandidatuur in te dienen.

Indien er na deze periode geen kandidaat is die voldoet aan de voorwaarden, zal er nogmaals een oproep gelanceerd worden waarbij alle clubs (dus ook clubs uit West-Vlaanderen en Limburg), de mogelijkheid krijgen tot en met 29 december 2024 om een kandidatuur in te dienen.

Als meerdere clubs een kandidatuur indienen, zal de club die voldoet aan het hoogste aantal facultatieve voorwaarden, voorrang krijgen.

Kandidaatstelling

De kandidaatstelling gebeurt door het aanmeldingsformulier in te vullen voor de hierboven vermelde datum. Na het aanvaarden van de aanmelding, bezorgt de organisator een ondertekende overeenkomst aan Zwemfed.

De definitieve toewijzing gebeurt door Zwemfed en wordt per mail gecommuniceerd. Zwemfed zal een personeelslid aanwijzen dat dient als eerste aanspreekpunt.

De kandidaat organisator dient op zijn minst te beschikken over de volgende accommodatie:

• een 25m-zwembad dat minimum 8 zwembanen bevat;
• een gehomologeerd elektronisch tijdsregistratiesysteem;
• een tribune of plaats voor het publiek, afgesloten van de zone voor de zwemmers (minimum 200 bruikbare zitplaatsen);
• een coachzone langs de rand van het zwembad, waar de wedstrijden van dichtbij kunnen gevolgd worden (minimumvoorwaarden: 75m²);
• een apart lokaal waar de juryvergadering kan plaatsvinden;
• voldoende ruimte waar de sporters kunnen rusten/wachten tussen hun wedstrijden door;
• een degelijke geluidsinstallatie;

Meerwaarde (in volgorde van belangrijkheid)

• Een sporthal of een andere zaal/lokaal waar de sporters kunnen rusten (en de wedstrijd kunnen volgen). Het is een bijkomend voordeel als deze aanpalend ligt aan het zwembad.
• Er zijn degelijke uitzwemmogelijkheden, los van het wedstrijdbad.
• Er is een groot (LED-)scherm aanwezig voor de projectie van beelden.
• Er wordt muziek gespeeld die aangepast wordt aan de leeftijdsgroep.
• Er zijn extra (show-) elementen aanwezig die bijdragen tot ‘beleving’ (photobooth, handtekeningmuur, licht en geluid elementen tijdens de finales, intro’s, enz.).

Het 25m zwembad moet gehomologeerd zijn en voldoen aan de eisen die gesteld worden in het Sportreglement Zwemmen. De tijdsopname gebeurt elektronisch, een oproepkamer is verplicht.

De organisator is verantwoordelijk voor:

• de reservatie en de kosten voor de huur van het zwembad/de sportzaal;
• de volledige opbouw en afbraak;
• het voorzien van de nodige redders en medische steun;

Voor de Vlaamse Jeugdkampioenschappen korte baan wordt door het Vlaams Sportcomité Wedstrijdzwemmen (VSW) een hoofdjury aangeduid, bestaande uit:

• 2 kamprechters
• 2 starters
• 2-4 zwemrechters
• chief-tijdopnemer & chief-keerpuntrechter
• 2 jurysecretarissen
• 2 officials voor de oproepkamer

Zwemfed brengt de geselecteerden officials persoonlijk (via e-mail) op de hoogte omtrent hun aanstelling. De organisator zorgt voor de nodige ruimte, zodat de officials hun functie naar behoren kunnen uitoefenen.

De organisator voorziet catering voor de officials en medewerkers:

• Koffie, thee en water bij het onthaal en juryvergadering AM en PM;
• Ontbijt bij het onthaal (AM);
• Drinken + snack tijdens wedstrijd AM en PM;
• Middagmaal (broodje of dergelijke) + drank tijdens het middagmaal (enkel voor officials die een volledige dag fungeren);

Zwemfed levert de prijzen aan, overeenkomstig het door hen opgestelde programma.

• De organisator zorgt voor een kwaliteitsvolle omroepinstallatie en voor een speaker;
• De speaker ontvangt alle nodige inlichtingen van de wedstrijdleiding en de organisator;
• De speaker moet aanwezig zijn vanaf de start van het inzwemmen tot 30’ na het einde van de wedstrijd (minstens tot het einde van de medaille-uitreikingen);

• De organisator zorgt voor een podium dat goed zichtbaar is voor iedereen en met voldoende ruimte voor het uitreiken van de prijzen en visibiliteit voor de sponsors, en plaats voor de fotogra(a)f(en) om podiumfoto’s te maken;
• Het verloop van de prijsuitreiking zal op voorhand besproken worden met de contactpersoon van Zwemfed;

• De pers moet eveneens, zonder enige vergoeding, gebruik kunnen maken van elektrische aansluitingen en internetverbinding. De organisator bezorgt het programma en de resultaten rechtstreeks aan de pers;
• De organisator doet samen met Zwemfed de inspanningen om het evenement onder de aandacht te brengen van de (lokale) pers;

• De organisator zorgt voor een medische hulpdienst die ter plaatse dient te zijn vanaf de start van het inzwemmen tot en met de laatste prijsuitreiking;
• De organisator is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van voldoende redders volgens de normen die opgelegd worden door Zwemfed;
• De organisator geeft een namenlijst van medewerkers door aan de contactpersoon bij Zwemfed, hij/zij zal de namen doorgeven aan de verzekering;

• Zwemfed zorgt voor het volledig wedstrijdprogramma en de inschrijvingsmodaliteiten i.s.m. het Vlaams Sportcomité Wedstrijdzwemmen. Het programma en de inschrijvingen worden verwerkt door Zwemfed;
• Na het afsluiten van de inschrijvingen en de opmaak van het programma bezorgt Zwemfed de volledige database aan de organisator. De organisator verbindt zich er toe de naam van de contactpersoon zo snel mogelijk mee te delen aan Zwemfed;
• De organisator zorgt voor de ontvangst van de clubs en het overhandigen van de programma’s, forfaitlijsten en toegangsbewijzen en voor een vlotte doorgang van zwemmers, trainers, afgevaardigden en officials.
• De organisator zorgt er voor dat er voldoende programma’s zijn voor officials, genodigden en sponsors. Het programma wordt ook online raadpleegbaar gemaakt;
• De organisator zorgt voor een verdeling van programma’s voor beide finalesessies (officials + afgevaardigden/genodigden/sponsors);
• De organisator zorgt voor de verwerking van de resultaten in SPLASH-MeetManager en staat in voor de opmaak van de uitslagen. De organisator bezorgt de resultaten en het resultatenbestand ten laatste op maandag, aansluitend op het event, vóór 12.00 uur aan Zwemfed.

Alle informatie over de Vlaamse Jeugdkampioenschappen korte baan (voorprogramma tot en met uitslagen) komt op de website van Zwemfed. Indien gewenst kan er ook een link op de website van de organisator geplaatst worden. Deze informatie zal binnen de voorziene termijnen op voorhand online beschikbaar gesteld worden.

• Zowel de organisator als Zwemfed kunnen VIP’s, genodigden, enz. via vrijkaarten uitnodigen;
• De organisator zorgt voor de opvang van de VIP's en voorziet in (minimum) drankjes;
• De organisator voorziet digitale betaalmiddelen bij de ingang, eet- en drinkgelegenheden, enz;

Gelet op de overeenkomsten die Zwemfed heeft afgesloten moet de organisator rekening houden met de volgende bepalingen:

• Exclusiviteit op publicitair vlak ten voordele van de Zwemfed partners.

Aanvullende publiciteit van sponsors van de organisator die niet als concurrerend beschouwd worden voor sponsors van Zwemfed, kunnen op vraag van de organisator meegenomen worden in communicatie.

• De organisator plaatst - of zal helpen bij het plaatsen van - het publiciteitsmateriaal van de sponsors indien rechtstreeks door de sponsor op de locatie van het evenement geleverd;
• De organisator zorgt dat de sponsorlogo’s op de voorpagina staan van het programma en ander publiciteitsmateriaal indien voorzien. Zwemfed zal de nodige publiciteit en logo’s aanleveren van hun sponsors;
• Zwemfed voorziet het sponsormateriaal voor het aankleden van het zwembad (Beach flags, eventueel roll-ups/ floor boards,...);
• De organisator voorziet een opbouwploeg in de avond voor het kampioenschap;

De exclusieve sponsors van Zwemfed zijn momenteel:

• N.V. Arena verzekeringen: op vlak van verzekeringen;

• Zwemfed voorziet een financiële tussenkomst van 750 euro per dag en neemt daarbovenop de kosten op zich van:
  • de prijzen;
  • de vergoeding van de hoofdjury;
  • de kosten van Toptime en eventuele livestream;
  • de verzekering van de medewerkers;
• De organisator bezorgt Zwemfed in ruil voor bovenstaande facturen ter waarde van de financiële tussenkomst.
• De startgelden van de deelnemers worden bepaald door - en zijn ten voordele van - Zwemfed.
• De prijs van de toegangsgelden voor de bezoekers en de prijs voor catering en het randgebeuren worden bepaald door - en zijn ten gunste van - de organisator.

• Zwemfed doet na de toekenning een plaatsbezoek om de mogelijkheden, opstelling en organisatie met de organisator te bespreken;
• De organisator maakt na het plaatsbezoek een duidelijk opstellings- en stromenplan;
• De organisatie en Zwemfed plannen samen een aantal overlegmomenten in om het verloop van deze editie voor te bereiden.

De organisator geeft de volgende informatie ten laatste twee weken na het georganiseerde kampioenschap door aan Zwemfed:

• aantal bezoekers;
• beknopte financiële afrekening (begroting en finaal);
• grondige evaluatie;

Om gebruik te kunnen maken van videostreaming en livetiming moet er voldaan worden aan specifieke IT-voorwaarden:

• Aanwezigheid van een breedband internet verbinding met een stabiele upload capaciteit van minstens 20Mbps en een download capaciteit van minstens 50 Mbps;
• Deze verbinding moet volledig gescheiden zijn van het netwerk dat het publiek kan/mag gebruiken;
• Om bestandsoverdracht tussen verschillende computers lokaal of bij hosting providers mogelijk te maken wordt er gebruik gemaakt van het FTP en SFTP protocol;
• De eventuele aanwezige firewalls/routers moeten dit verkeer doorlaten (in upload en download richting);
• Een aansluiting tot deze breedbandverbinding moet mogelijk zijn op de plaats waar de regie opgebouwd gaat worden.